Một số điều cần biết về tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích

1. Quy trình tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích như thế nào?

Căn cứ tại Điều 5 Thông tư 17/2017/TT-BTTTT quy định tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích như sau:

- Dịch vụ nhận gửi hồ sơ bao gồm các công đoạn sau đây, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác:

+ Kiểm đếm, đối chiếu tài liệu có trong hồ sơ so với danh mục tài liệu đã được cơ quan có thẩm quyền công bố; hướng dẫn đại diện tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ các tài liệu, nếu tài liệu có trong hồ sơ còn thiếu so với danh mục tài liệu do cơ quan có thẩm quyền công bố.

+ Lập danh mục tài liệu (ghi rõ bản chính, bản sao). Nhân viên bưu chính và đại diện tổ chức, cá nhân cùng ký xác nhận.

+ Đóng gói, niêm phong hồ sơ.

+ Thu phí, lệ phí giải quyết thủ tục hành chính (nếu có) và cấp chứng từ cho tổ chức, cá nhân.

+ Vận chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền.

+ Kiểm đếm, đối chiếu tài liệu có trong hồ sơ so với danh mục tài liệu quy định tại điểm b khoản 1 Điều 5 Thông tư 17/2017/TT-BTTTT.

+ Lập Biên bản giao nhận (ghi rõ tài liệu bản chính, bản sao và các nội dung khác). Nhân viên bưu chính và người tiếp nhận hồ sơ của cơ quan có thẩm quyền cùng ký xác nhận.

+ Nộp lại phí, lệ phí giải quyết thủ tục hành chính đã thu cho cơ quan có thẩm quyền và nhận thông tin về thời hạn trả kết quả hoặc giấy hẹn trả kết quả cho tổ chức, cá nhân (nếu có).

+ Thông báo cho tổ chức, cá nhân về thời hạn trả kết quả hoặc phát giấy hẹn trả kết quả (nếu có).

- Dịch vụ chuyển trả kết quả bao gồm các công đoạn sau đây, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác:

+ Kiểm đếm, đối chiếu tài liệu có trong hồ sơ so với danh mục tài liệu mà cơ quan có thẩm quyền trả cho tổ chức, cá nhân. Nhân viên bưu chính và đại diện của cơ quan có thẩm quyền ký giao nhận kết quả; ký vào sổ gốc theo ủy quyền của tổ chức, cá nhân (nếu có).

+ Đóng gói, niêm phong kết quả.

+ Vận chuyển kết quả đến tổ chức, cá nhân.

+ Đề nghị đại diện tổ chức, cá nhân xuất trình một trong các giấy tờ sau: Chứng minh nhân dân, hộ chiếu, thẻ căn cước công dân. Trường hợp phát cho người được ủy quyền nhận thì đề nghị người được ủy quyền nhận xuất trình giấy ủy quyền kèm theo giấy tờ nêu trên.

+ Kiểm đếm, đối chiếu tài liệu có trong hồ sơ so với danh mục tài liệu mà cơ quan có thẩm quyền trả cho tổ chức, cá nhân; thu hồi các giấy tờ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền (nếu có). Nhân viên bưu chính và đại diện tổ chức, cá nhân ký giao nhận kết quả. Trường hợp các giấy tờ phải thu hồi bị mất thì thực hiện theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.

+ Thu phí, lệ phí giải quyết thủ tục hành chính (nếu có) và cấp chứng từ cho tổ chức, cá nhân.

+ Hoàn trả các giấy tờ đã thu hồi và nộp lại phí, lệ phí giải quyết thủ tục hành chính cho cơ quan có thẩm quyền (nếu có).

+ Trường hợp sau khi không thực hiện được việc phát, nhân viên bưu chính đã mời tối thiểu hai lần, mỗi lần cách nhau 02 ngày làm việc nhưng tổ chức, cá nhân không đến nhận kết quả thì kết quả được chuyển lại cho cơ quan có thẩm quyền để xử lý.

2. Tổng công ty Bưu điện Việt Nam có trách nhiệm thế nào trong cung cấp thông tin về việc đã phát hồ sơ, kết quả, thông tin về thời hạn trả kết quả?

Căn cứ tại Điều 12 Thông tư 17/2017/TT-BTTTT quy định trách nhiệm của tổng công ty Bưu điện Việt Nam trong cung cấp thông tin về việc đã phát hồ sơ, kết quả, thông tin về thời hạn trả kết quả như sau:

- Thông tin tới tổ chức, cá nhân về việc đã phát hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền ghi trên Phiếu gửi hồ sơ và thời hạn trả kết quả;

- Thông tin tới cơ quan có thẩm quyền về việc đã phát kết quả tới tổ chức, cá nhân ghi trên Phiếu gửi hồ sơ.

Đồng thời, việc cung cấp thông tin quy định tại khoản 1 Điều 12 Thông tư 17/2017/TT-BTTTT được thực hiện theo các hình thức sau đây:

- Cung cấp miễn phí qua tiện ích tra cứu định vị bưu gửi trực tuyến trên trang thông tin điện tử của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam;

- Cung cấp thông tin qua hộp thư điện tử, tin nhắn điện thoại di động hoặc hình thức khác theo yêu cầu. Người yêu cầu cung cấp thông tin phải thanh toán giá cước dịch vụ phát sinh.

3. Bảo đảm an ninh, an toàn trong việc tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích như thế nào?

Căn cứ tại Điều 11 Thông tư 17/2017/TT-BTTTT quy định bảo đảm an ninh, an toàn trong việc tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích như sau:

- Hồ sơ, kết quả và việc cung cấp thông tin trong cung ứng dịch vụ phải được bảo đảm an ninh, an toàn theo quy định của pháp luật về bưu chính.

- Trường hợp bao bì đựng hồ sơ, kết quả bị hư hỏng, rách nát, Tổng công ty Bưu điện Việt Nam có trách nhiệm kiểm kê, lập biên bản và gói bọc lại phù hợp với yêu cầu của dịch vụ.

- Bao bì chuyên dùng để đựng hồ sơ, kết quả phải bảo đảm các yêu cầu sau đây:

+ Được làm bằng vật liệu bền chắc; bảo đảm không bị rách, hư hỏng trong quá trình nhận, vận chuyển và phát trong điều kiện bình thường; không đọc được nội dung tài liệu bên trong.

+ Mang biểu trưng, nhãn hiệu, ký hiệu hoặc chữ viết đặc thù của dịch vụ và được sử dụng thống nhất trên toàn mạng lưới cung ứng dịch vụ của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam.